Business Process Management Software im Vergleich

BPM-Software zu vergleichen ist wie Äpfel mit Birnen zu vergleichen. Es gibt zwar einige gemeinsame Funktionen, aber die meisten Tools haben ihren eigenen „Geschmack“ und unterscheiden sich in Bezug auf die Kernziele, den Verwendungszweck und die Philosophie des Prozessmanagements. In diesem Artikel vergleichen wir einige der beliebtesten Tools in Bezug auf ihre Funktionen und Nutzerbewertungen und zeigen die besonderen Merkmale der einzelnen Tools auf.

Sie sind nicht sicher, ob Sie bereit sind? Ist Ihr Unternehmen bereit für BPM-Software? Vielleicht gibt es intern noch einige Schritte zu unternehmen.

Wie man anfängt

Ganz gleich, ob Sie Ihr erstes echtes Business Process Management Tool suchen oder die aktuelle Lösung, die Ihre sich entwickelnden Geschäftsprozesse unterstützt, ersetzen möchten – die Auswahl ist überwältigend.
Es gibt Hunderte von verfügbaren Software-Tools, die Ihnen helfen können, Ihre Geschäftsprozesse auszuführen, zu dokumentieren, zu analysieren und zu verbessern. Einige sind darauf ausgelegt, eine Untergruppe von Prozessen zu unterstützen – zum Beispiel für eine bestimmte Branche oder einen Geschäftsbereich (HR, Kundenservice usw.) – während andere alle Arten von Prozessen verwalten und potenziell eine vollständige End-to-End-Ansicht aller Prozesse in Ihrem Unternehmen bieten können.
Es gibt keine universell beste BPM Software, da dies von Ihren spezifischen Zielen, Ihrer Systemlandschaft sowie Ihren persönlichen Präferenzen abhängt. Wie jedoch in Auswahl der besten Business Process Management (BPM) Software im Zeitalter der Gen AI besprochen, müssen eine Reihe von Kriterien erfüllt sein – darunter:

• Erleichtern Sie die Einbeziehung von Geschäftsanwendern
• Erklären Sie klar und deutlich die Standardarbeitsanweisungen
• Ermöglichen Sie laufende Kommunikation und Feedback
• Unterstützung konsistenter Abläufe
• Sammeln Sie Erkenntnisse für kontinuierliche Verbesserungen
• Integration mit anderen Systemen zur Automatisierung
• Solide Verwaltung sicherstellen
• KI-Funktionen nutzen

Verwendung von Software-Review-Websites

In vielen Organisationen erfolgen die Vorauswahl von BPM-Software und die Durchführung erster Vergleiche mithilfe verschiedener Software-Review-Websites und durch einfaches Googeln oder Co-Piloting. In diesem Vergleich werden wir denselben Ansatz verwenden, um eine Auswahl an BPM-Software von den Top-Anbietern Appian, Software Gmbh (Aris), Gluu, Kissflow, Nintex und SAP (Signavio) zu vergleichen. Wir beziehen auch Lucidchart und Microsoft Visio ein, obwohl ihre Prozessmanagement-Fähigkeiten begrenzt sind, da sie oft zum Zeichnen von Geschäftsprozessen verwendet werden. Wir stützen uns auf Funktionsinformationen und Bewertungen von Gartner Peer Insights und den Review-Plattformen von Gartner (Capterra, Getapp und Software Advice).

Obwohl Bewertungsseiten zweifellos wertvoll sind, gibt es einige inhärente Herausforderungen. Erstens basieren die Funktionsinformationen größtenteils auf Anbieterangaben, was bedeutet, dass die Verfügbarkeit einer Funktion bis zu einem gewissen Grad Interpretationsspielraum lässt. Zudem sollten Sie vorsichtig sein, sich nur auf eine Softwarekategorie zu konzentrieren, da sehr ähnliche Tools unterschiedlich kategorisiert werden können – z. B. als Prozessanalyse- oder Workflow-Management-Software. Indem Sie jedoch nach spezifischen Funktionen suchen und Tools in verwandten Kategorien durchsuchen, können Sie eine Liste großartiger Tools finden, die Sie genauer untersuchen sollten.

Alle ausgewählten Anbieter stellen hochleistungsfähige Software zum Zeichnen und Verwalten Ihrer Geschäftsprozesse bereit, aber letztendlich ist unsere Top-Wahl als beste Allround-BPM-Lösung Gluu, da es funktionsreich ist, die besten Nutzerbewertungen aufweist und mit seinem Fokus auf die Sicherstellung der Einhaltung definierter Arbeitsprozesse hochgradig operativ ist. Je nach Ihren spezifischen Bedürfnissen und Präferenzen könnte jedoch eine der anderen Optionen die bessere Wahl sein.

Funktionsvergleich

Betrachtet man die Anzahl der Funktionen, teilen sich die sechs ausgewählten Anbieter in verschiedene Gruppen auf – 3 Anbieter mit über oder nahe 100 Funktionen (Kissflow, Nintex und Gluu), 2 Anbieter nahe ihrem Durchschnitt von 60 Funktionen (Lucidchart und Visio) und 3 Anbieter mit 20-30 Funktionen (Aris, Appian und Signavio).

Die Anzahl der Funktionen sollte jedoch nicht Ihr Hauptkriterium sein – es ist viel wichtiger, dass die Funktionen, die Sie benötigen, verfügbar sind. Betrachtet man speziell die Core BPM-Funktionen (die häufigsten Funktionen in BPM-Systemen laut GetApp), stellen wir fest, dass die Tools mit den wenigsten Funktionen sich auf die Core BPM-Funktionalität konzentrieren und zwischen 80 % und 100 % als BPM-Funktionen gelten. Bei den anderen Tools liegt der Anteil an Core BPM zwischen einem Drittel und der Hälfte. Da Lucidchart und Visio eine relativ geringe Gesamtzahl an Funktionen aufweisen, bieten sie weniger als 50 % der gängigsten BPM-Funktionalitäten, verglichen mit 70 %-90 % der 3 funktionsreichsten Alternativen, wobei Gluu die größte Anzahl an Core BPM-Funktionen besitzt.

Um zu verstehen, wie sich die Tools in Funktionalität und primärem Fokus unterscheiden, ist es relevant, die Funktionen jenseits von Core BPM und die einzigartigen Funktionen zu untersuchen, die mit keiner der in diesem Artikel verglichenen Alternativen geteilt werden.

• Kissflow
  • Einzigartige Funktionen (63): Beispiele sind Dashboard, Projektmanagement, Statusverfolgung, @Erwähnungen und Agile Methoden. Diese Funktionen unterstützen die Teamzusammenarbeit und die Überwachung laufender Arbeiten.
  • Fokus & Differenzierung: Kissflow bietet eine umfassende digitale Arbeitsplatzumgebung mit umfangreichen Funktionen für Projekt- und Teammanagement, einschließlich Unterstützung für agile Ansätze und benutzerzentrierte Tools. Sein breites Funktionsspektrum positioniert es als vielseitige No-Code/Low-Code-Plattform, die es Organisationen ermöglicht, Prozessmanagement-Prinzipien auf verschiedene Geschäftsfunktionen, einschließlich Personalwesen und Projektmanagement, auszudehnen.
• Nintex
  • Einzigartige Funktionen (37): Dieses Set umfasst Content Management, Archivierung & Aufbewahrung, Attended Automation, Authentifizierung und Stapelverarbeitung. Es beinhaltet auch Funktionen wie Optische Zeichenerkennung und Digitale Signatur.
  • Fokus & Differenzierung: Nintex ist für Automatisierung auf Unternehmensebene und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften konfiguriert. Es bietet umfassende Unterstützung für Dokumentenmanagement, Sicherheitsprotokolle und Prozessautomatisierung, einschließlich Robotic Process Automation (RPA). Diese Konfiguration macht es geeignet für Branchen mit strengen regulatorischen Anforderungen und für die Verwaltung komplexer, hochvolumiger Workflows.
• Gluu
  • Einzigartige Funktionen (30): Dazu gehören Aufgabenplanung, Echtzeit-Reporting, Zuweisungsmanagement, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (CAPA), ISO-Standardmanagement und Operationelles Risikomanagement.
  • Fokus & Differenzierung: Gluu ist für Prozessorchestrierung und -ausführung konzipiert, mit einem starken Fokus auf operative Governance, Compliance und Qualitätsmanagement. Seine einzigartigen Funktionen erleichtern die Koordination von Aufgaben, die Automatisierung von Zuweisungen und gewährleisten eine transparente Kommunikation über Workflows hinweg. Dies positioniert Gluu als Plattform für Organisationen, die ihre Prozesse mit Präzision, Agilität und Einhaltung von Industriestandards operationalisieren möchten.
• Lucidchart
  • Einzigartige Funktionen (22): Beispiele sind Brainstorming, Chat/Messaging, Kommunikationsmanagement, Komponentenbibliothek und Anpassung. Zusätzliche Funktionen umfassen Gantt-/Zeitachsenansicht, Mockup-Erstellung, Projektplanung und UI-Prototyping.
  • Fokus & Differenzierung: Lucidchart bietet kollaborative und kreative Designfunktionen, die Echtzeitkommunikation und Ideenfindung unterstützen. Es integriert Tools für agile Planung und visuelles Prototyping. Dies positioniert Lucidchart als Plattform für visuelle Planung und interaktives Design, die es Teams ermöglicht, Ideen durch visuelle Darstellungen zu entwickeln und zu kommunizieren.
• Visio
  • Einzigartige Funktionen (8): Dazu gehören Farbcodes/Icons, Datenmanagement, Hierarchisches Mapping, Ideenfindung und Kartenexport. Es unterstützt auch relationale Anzeige, visuelle Entdeckung und visuelles Workflow-Management.
  • Fokus & Differenzierung: Visio betont die visuelle Strukturierung und Kartierung und unterstützt die Erstellung detaillierter visueller Darstellungen und die hierarchische Organisation von Informationen. Seine Funktionen richten sich an Benutzer, die spezialisierte Tools für diagrammlastige Workflows und konzeptionelle Planung benötigen. Dies positioniert Visio als dedizierte Lösung für professionelle Diagrammerstellung und Visualisierung.
• Appian, SAP Signavio und ARIS
  • Diese drei Tools weisen innerhalb dieses Vergleichs keine einzigartigen Funktionen auf.
  • Appian fungiert als Low-Code-Anwendungsentwicklungsplattform mit robuster eingebetteter BPM, geeignet für den Aufbau komplexer Anwendungen auf Unternehmensebene. SAP Signavio konzentriert sich auf Prozess-Exzellenz und -Intelligenz auf Unternehmensebene und bietet Tools für Prozess-Mining und -Analyse, besonders gut geeignet für Organisationen mit SAP-Systemen. ARIS ist als Plattform für Enterprise Architecture Management, detaillierte Geschäftsprozessanalyse und umfassende Prozess-Governance anerkannt, die von Organisationen zur Verwaltung ihrer gesamten Geschäfts- und IT-Landschaft genutzt wird.

Kundenbewertungen

Der beste Weg, die Qualität von Software zu beurteilen, ist, sie direkt zu testen. Leider erlauben Zeitbeschränkungen selten, mehr als ein paar Alternativen auszuprobieren. Mit mehreren seriösen Bewertungsseiten steht jedoch eine Fülle von Informationen zur Verfügung.

Angesichts der Tatsache, dass wir einige der besten verfügbaren Alternativen vergleichen, ist es keine Überraschung, dass alle Anbieter im Allgemeinen positives Feedback erhalten. Ein genauerer Blick auf die Bewertungen zeigt jedoch einige Unterschiede auf.

Gluu und ARIS stechen hervor, teilen sich den Spitzenplatz in den Gesamtbewertungen und sind besonders stark in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität. Gluu zeichnet sich zudem durch höhere Bewertungen für Kundensupport und Preis-Leistungs-Verhältnis aus.

Die nächste Stufe umfasst Signavio, Lucidchart und Visio, die alle ähnliche Gesamtbewertungen aufweisen, deren individuelle Stärken jedoch variieren. Signavio wird oft als stark im Kundensupport wahrgenommen. Visio und Lucidchart werden beide hinsichtlich ihrer Funktionalität günstiger bewertet, und Lucidchart wird auch als besseres Preis-Leistungs-Verhältnis wahrgenommen. Nintex weist ein konsistentes Profil in seinen Unterkategorien Benutzerfreundlichkeit, Kundensupport, Preis-Leistungs-Verhältnis und Funktionalität auf.

Schließlich haben wir Kissflow und Appian, die die niedrigsten Gesamtbewertungen in dieser Gruppe teilen. Geht man ins Detail, wird Kissflow im Allgemeinen als benutzerfreundlicher angesehen. Umgekehrt wird Appian tendenziell als besseres Preis-Leistungs-Verhältnis wahrgenommen.

Die genauen Unterbewertungen und eine detailliertere Analyse finden Sie in den Einzelvergleichen.

Preisvergleich

Der Vergleich der Preise für die verschiedenen BPM-Alternativen ist eine Herausforderung. Wir haben bereits die Unterschiede in den Funktionen besprochen, was natürlich ein äußerst wichtiger Parameter ist, da es möglicherweise notwendig ist, zusätzliche Tools für ein End-to-End-Geschäftsprozessmanagement zu verwenden.

Einen direkten Vergleich noch schwieriger macht die Tatsache, dass die Anbieter unterschiedliche Preismodelle verwenden – Pauschalpreise, nutzerbasierte, gestaffelte, Add-on- oder funktionsspezifische Preise bedeuten, dass Sie Ihren aktuellen Status sowie Ihre erwartete Nutzung bewerten müssen, um eine Lösung genau mit einer anderen zu vergleichen. Zusätzlich kann die Preisgestaltung von Ihrem Lizenzvertrag für andere Software abhängen – und natürlich sind einige Anbieter offener für individuelle Preisgestaltung und Verhandlungen als andere.

• Microsoft Visio: Abonnementbasiertes Preismodell pro Benutzer und Monat, das von der Inklusion in Microsoft 365 (Basic) bis zu 13,62 € pro Benutzer und Monat (Advanced) reicht.
• Gluu: Abonnementbasiertes, gestaffeltes Preismodell pro Platz und Monat, das von 2 € (Core) bis 8 € (Advanced) reicht, mit Rabatten je nach Benutzeranzahl. Mehrere Add-ons sind gemäß der Unternehmenspreisgestaltung verfügbar.
• Kissflow: Abonnementbasiert mit Basic-Plan für 1.320 € pro Monat (inklusive 50 Benutzer); der Enterprise-Plan erfordert ein individuelles Angebot, basierend auf einem nutzerbasierten Modell mit Transaktionsstufen.
• Appian: Abonnementbasiertes, gestaffeltes Preismodell pro Benutzer und Monat (Standard, Advanced, Premium) – erfordert ein individuelles Angebot.
• Signavio: Abonnementmodell mit individueller Preisgestaltung, abhängig von der Anzahl der Benutzer und den benötigten Funktionen.
• ARIS: Abonnementbasiertes, gestaffeltes Preismodell pro Benutzer und Monat. Umfasst die Stufen Basic (125 €) und Advanced (250 €); zuzüglich einer Enterprise-Stufe, die ein individuelles Angebot erfordert.
• Lucidchart: Abonnementbasiertes, gestaffeltes Preismodell pro Benutzer, einschließlich Free (0,00 €), Individual (ab 7,92 € pro Monat) und Team (ab 8,80 € pro Benutzer und Monat); die Enterprise-Stufe erfordert ein individuelles Angebot, mit potenziellen Bündelrabatten.
• Nintex: Preisinformationen sind auf einer dedizierten Preisseite der eigenen Website nicht verfügbar, was darauf hindeutet, dass ein individuelles Angebot erforderlich ist.

Schlussfolgerungen

Die Welt der BPM-Software bietet vielfältige Lösungen, jede mit unterschiedlichen Stärken. Obwohl viele Tools Core-Funktionen teilen, variieren ihre primären Fokusbereiche. Gluu zeichnet sich konsequent durch seine robusten Fähigkeiten in Prozessorchestrierung, operativer Governance und effizientem Tagesgeschäftsmanagement aus. Es ist eine ideale Wahl für Organisationen, die eine End-to-End-Prozessüberwachung, starke Benutzerbindung und kontinuierliche Verbesserung im Live-Betrieb priorisieren.

Letztendlich stimmt die beste BPM-Software mit Ihren spezifischen organisatorischen Bedürfnissen überein. Ob Sie Advanced Anwendungsentwicklung (wie Appian), tiefgehende Prozessanalyse (wie ARIS oder SAP Signavio), dokumentenzentrierte Workflows (wie Nintex) oder reine Diagrammerstellung (wie Lucidchart oder Visio) benötigen, es gibt verschiedene Optionen. Wenn Ihr Ziel jedoch darin besteht, operative Exzellenz voranzutreiben, die Prozesseinhaltung sicherzustellen und Ihr Team durch strukturierte Prozessausführung und Kommunikation zu stärken, bietet Gluu eine einzigartig umfassende und hoch bewertete Lösung, die für Ihren täglichen operativen Erfolg konzipiert ist.

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